Veiligheid: Procedures of digitale duidelijkheid?

Procedures voor snel handelen en geen fouten

Hulpverlenende instellingen, gemeenten en overheden zullen bij een incident, bijvoorbeeld een grote brand of verkeersongeluk, in ieder geval zo snel en zo adequaat mogelijk willen handelen. Fouten passen daar niet bij, ondanks dat fouten soms onvermijdelijk zijn. Imagoschade wordt opgelopen als omstanders (foutieve) berichten online verspreiden via sociale media.

Het zeer gevoelige onderwerp ‘veiligheid’ werd traditioneel dan ook in allerlei procedures en scenario’s vastgelegd. Daar lijkt in eerste instantie niets mis mee. Deze vaak uitgebreide beschrijvingen zorgen ervoor dat bij een ramp of calamiteit iedereen in theorie weet wat hij of zij moet doen. Toch heeft het ook een keerzijde, waar ik graag eens mijn visie op geef.

Zijn zoveel procedures nog wel nodig?

Mijn stelling is dat in het verleden, toen er nog geen digitale informatie beschikbaar was, alles rondom veiligheid direct te maken had met menselijk handelen. Om te voorkomen dat er ‘eigen interpretaties’ tijdens de hulpverlening zouden plaatsvinden, werden handboeken volgeschreven. Daarin stonden procedures, scenario’s en de benodigde stappenplannen voor een optimale hulpverlening beschreven. Recent ben ik bij een organisatie geweest die meer dan 175 mogelijke procedures omschreven had! Daarbij durf ik de opmerking te plaatsten of er in geval van nood dan nog wel focus en echte duidelijkheid is.

 

Digitale duidelijkheid!

In het heetst van de strijd is het menselijke handelen de zwakste schakel. Ondanks alle veiligheidsplannen en trainingen kunnen betrokken veiligheidsmedewerkers handelingen vergeten in de hectiek van het moment. Door het automatiseren van procedures verzeker je jezelf dat handelingen conform procedures en wensen worden uitgevoerd. Hiermee kan er focus komen op hetgeen wat als eerste van belang is; namelijk het redden en veiligstellen van mensen.

Na elk incident komt er een audit. Bedrijven kunnen boetes krijgen en er kan sprake zijn van imago schade. Maar dat is allemaal financieel, het gaat natuurlijk om het redden van mensen, maar vooral ook om het voorkomen dat veiligheidsfunctionarissen langdurige problemen krijgen omdat er door het overslagen van een belangrijke stap toch slachtoffers gevallen zijn.

In het vakgebied van veiligheid waarin ik dagelijks werk gaat de ontwikkelingen hard. Vandaar dat ik afsluit met enkele tips.

Tips

  • Koppel alle deelstappen en handelingen, zowel actie gerelateerde oproepen als informatieberichten in één proces. Op kritieke momenten moet je niet na hoeven denken en naar informatie moeten zoeken, maar kan het proces met één druk op de knop in werking treden.
  • Voorkom overbodige informatie voor de desbetreffende hulpverlener door informatie op maat aan te bieden.
  • Zorg voor eenduidige berichtgeving en voorkom verwarring ten tijde dat iedereen al gespannen is.
  • Oefen, train en evalueer. Door de procedures te automatiseren kan je continu de procedures op basis van de verkregen data verbeteren.

Automatiseren van procedures borgt eenduidige handelingen conform deze procedures, waardoor men kan focussen op wat echt telt: het veiligstellen van mensen!

Meer weten?

Bij Respond houden we ons al 25 jaar bezig met alles wat te maken heeft met informeren, notificeren, opschalen en communiceren tijdens incidenten. Natuurlijk ga ik graag met je in gesprek om een nog betere invulling aan het begrip veiligheid te geven.

Uitdagingen zijn altijd welkom!

+31 (0) 13 532 1001Wij staan voor u klaar.
webdesign by Robiz.nl Webdesign & Webhosting Tilburg